Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für alle Verträge zwischen der wooms WMS GmbH (nachfolgend "wooms" oder "wir") und ihren Kunden (nachfolgend "Kunde" oder "Sie") über die Bereitstellung und Nutzung der wooms Warehouse Management System Software und zugehörigen Dienstleistungen.

Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, wooms stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Diese AGB gelten auch für alle künftigen Geschäftsbeziehungen, auch wenn sie nicht nochmals ausdrücklich vereinbart werden.

2.1 Software-as-a-Service (SaaS)

wooms stellt dem Kunden eine cloudbasierte Warehouse Management System Software zur Verfügung, die über das Internet zugänglich ist. Die Software umfasst:

• Lagerverwaltung und Bestandsmanagement
• KI-gestützte Picking-Optimierung
• Integration mit E-Commerce-Plattformen (insbesondere Shopify)
• Mobile Apps für Android und iOS
• Barcode- und QR-Code-Scanning
• Retouren-Management
• Reporting und Analytics

2.2 Verfügbarkeit und SLA

wooms gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99,5% im monatlichen Mittel. Die Verfügbarkeit wird berechnet als: (Gesamtminuten des Monats − Ausfallminuten) / Gesamtminuten × 100. Als Ausfall gilt die vollständige Nichterreichbarkeit der Kernfunktionen. Geplante Wartungsfenster, die dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail angekündigt werden, sowie Ausfälle infolge höherer Gewalt (§ 10) zählen nicht als Ausfallzeit. Notfall-Patches zur Behebung von Sicherheitslücken können ohne Vorankündigung eingespielt werden; wooms informiert den Kunden unverzüglich im Anschluss.

2.3 Support und Beratung

Je nach gewähltem Tarif umfasst der Service technischen Support, Onboarding-Unterstützung und Beratungsleistungen zur optimalen Nutzung der Software. Support-Anfragen werden werktags innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Für kritische Systemausfälle (vollständige Nichtverfügbarkeit) gilt eine Reaktionszeit von 4 Stunden.

2.4 Datenmigration und Export

wooms stellt dem Kunden jederzeit kostenfreie Export-Funktionen für alle Kundendaten in gängigen Standardformaten (CSV, JSON) zur Verfügung. Eine Datenmigration aus Fremdsystemen kann als gesonderte Dienstleistung nach individuellem Angebot beauftragt werden.

Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden auf der wooms-Plattform und die anschließende Bestätigung durch wooms zustande. Die Registrierung erfordert die Angabe vollständiger und wahrheitsgemäßer Daten.

wooms behält sich das Recht vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen. Ein Anspruch auf Vertragsschluss besteht nicht.

4.1 Ordnungsgemäße Nutzung

Der Kunde verpflichtet sich, die Software nur für die bestimmungsgemäßen Zwecke zu nutzen und alle geltenden Gesetze und Vorschriften zu beachten. Insbesondere ist es untersagt:

• Die Software für rechtswidrige Zwecke zu nutzen
• Schädliche Software (Viren, Trojaner etc.) einzuschleusen
• Unbefugte Zugriffe auf die Software oder Daten Dritter zu versuchen
• Die Software zu dekompilieren, zu disassemblieren oder reverse zu engineeren
• Die Software oder Teile davon weiterzugeben oder zu vermieten

4.2 Zugangsdaten

Der Kunde ist für die vertrauliche Behandlung seiner Zugangsdaten verantwortlich und hat diese vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch sind die Zugangsdaten unverzüglich zu ändern und wooms zu informieren.

4.3 Datensicherung

Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig Sicherungskopien seiner Daten zu erstellen. wooms stellt hierfür entsprechende Export-Funktionen zur Verfügung.

4.4 Freistellung

Der Kunde stellt wooms von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen Nutzung der Software durch den Kunden oder seine Mitarbeiter entstehen, insbesondere aus Verstößen gegen geltendes Recht, Rechte Dritter oder diese AGB. Die Freistellungspflicht umfasst auch die angemessenen Kosten einer notwendigen Rechtsverteidigung. Dies gilt nicht, soweit wooms die Rechtsverletzung durch eigenes Verschulden mitverursacht hat.

5.1 Geltungsbereich und B2B-Klarstellung

Die Leistungen von wooms richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, d.h. natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen.

5.2 Tarife und Preise

wooms bietet die folgenden nutzungsbasierten Tarife an. Die jeweils aktuell gültigen Preise sind unter wooms.ai/preise einsehbar und gelten als verbindliche Preisliste im Sinne dieser AGB:

• WMS Plan – Pay-as-you-go Lagerverwaltung, abgerechnet pro verarbeiteter Order
• Returns Plan – Retouren-Management inkl. Foto- und Videoaufzeichnung, abgerechnet pro Rückgabevorgang
• Pallet Plan – Paletten-Eingang (Inbound), abgerechnet pro eingehender Palette
• Stores & Invoicing Plan – Anbindung zusätzlicher Verkaufskanäle; der erste Store ist im Grundpaket enthalten, jeder weitere Store wird monatlich abgerechnet

Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Nachhinein auf Basis der tatsächlich angefallenen Nutzung des jeweiligen Abrechnungsmonats.

5.3 Kostenfreie Nutzungsphase

wooms gewährt neuen Kunden nach Registrierung eine kostenfreie Nutzungsphase. Dauer und Umfang der kostenfreien Phase werden bei Vertragsschluss auf der Registrierungsseite ausgewiesen. Nach Ablauf der kostenfreien Phase geht die Nutzung automatisch in das gebührenpflichtige Modell gemäß den zum Zeitpunkt der Konvertierung gültigen Tarifen über, sofern keine Kündigung gemäß Ziffer 6 erfolgt. Der Kunde wird vor Ablauf der kostenfreien Phase per E-Mail informiert.

5.4 Drittanbieter-Gebühren (Weiterbelastung)

Soweit der Kunde Integrationen mit Drittanbieter-Diensten nutzt, die ihrerseits nutzungsabhängige API-Gebühren erheben, ist wooms berechtigt, diese Kosten an den Kunden weiterzubelasten. Dies betrifft insbesondere:

• Billbee-Integration: Für die Anbindung an Billbee wird pro verarbeiteter Order eine Integrationsgebühr in Höhe des jeweils aktuell unter wooms.ai/preise ausgewiesenen Betrags berechnet. Die Gebühr spiegelt die von Billbee erhobenen API-Kosten wider und wird monatlich im Nachhinein abgerechnet.

Weitere Drittanbieter-Integrationen mit Kostenweiterbelastung werden dem Kunden vor Aktivierung transparent ausgewiesen. Eine Weiterbelastung erfolgt nur nach vorheriger Kenntnis und Aktivierung durch den Kunden.

5.5 Add-on Gebühren

wooms kann optional buchbare Erweiterungen (Add-ons) anbieten, die über den Funktionsumfang der Standardtarife hinausgehen. Aktuell verfügbare und geplante kostenpflichtige Add-ons sowie deren Preise werden unter wooms.ai/preise veröffentlicht. Add-ons sind freiwillig und können jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden. Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert oder pauschal gemäß der zum Zeitpunkt der Aktivierung gültigen Preisliste.

5.6 Individuelle Konditionen und Sondervereinbarungen

Für Kunden mit besonderen Anforderungen — insbesondere bei hohen Nutzungsvolumen, projektbezogenen Umsetzungen oder individuellen Integrationen — können abweichende Konditionen, Rabattierungen oder gesonderte Leistungsvereinbarungen in einem separaten Vertrag schriftlich vereinbart werden. Solche individuellen Vereinbarungen gehen den Regelungen dieser AGB vor, soweit sie ausdrücklich von diesen abweichen. Im Übrigen gelten diese AGB ergänzend.

5.7 Zahlungsmodalitäten

Die Abrechnung erfolgt monatlich im Nachhinein per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über den von wooms eingesetzten Zahlungsdienstleister. Bei individuell vereinbarten Jahresverträgen ist auch Zahlung per Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen möglich.

5.8 Preisanpassungen

wooms ist berechtigt, die Standardtarife und Add-on-Preise mit einer Vorlaufzeit von 6 Wochen anzupassen. Der Kunde wird per E-Mail über Preisänderungen informiert. Im Fall einer Preiserhöhung hat der Kunde das Recht zur außerordentlichen Kündigung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung. Individuelle Preisvereinbarungen gemäß Ziffer 5.6 können nur durch schriftliche Vereinbarung beider Parteien geändert werden.

5.9 Zahlungsverzug

Bei Zahlungsverzug ist wooms berechtigt, den Zugang zur Software nach vorheriger schriftlicher Mahnung zu sperren. Verzugszinsen werden in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB berechnet. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben unberührt.

5.10 Kostenindexierung bei externen Kostensteigerungen

Soweit die Leistungserbringung von wooms von externen Kostenfaktoren abhängt, die wooms nicht kontrollieren kann, ist wooms berechtigt, nachgewiesene Kostensteigerungen anteilig an den Kunden weiterzugeben. Als externe Kostenfaktoren gelten insbesondere:

• Preiserhöhungen bei Cloud-Infrastruktur-Anbietern (insbesondere AWS)
• Preiserhöhungen bei KI- und API-Diensten externer Anbieter
• Neu eingeführte oder erhöhte staatliche Abgaben, Steuern oder Zölle auf digitale Dienste oder Technologie-Infrastruktur
• Regulatorisch bedingte Compliance-Kosten, die durch neue gesetzliche Anforderungen entstehen

Eine Weitergabe ist nur zulässig, wenn die externe Kostensteigerung den betroffenen Kostenblock um mehr als 5 % gegenüber dem Stand bei Vertragsschluss oder der letzten Anpassung übersteigt. wooms informiert den Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten der Anpassung per E-Mail und weist die Kostensteigerung auf Anfrage durch geeignete Belege nach (z.B. Preismitteilung des Anbieters, behördlicher Bescheid). Die Weitergabe erfolgt ausschließlich anteilig im Verhältnis der tatsächlichen Mehrkosten zu den Gesamtleistungskosten; eine darüber hinausgehende Gewinnerhöhung ist nicht zulässig.

Da es sich bei diesen Anpassungen um extern verursachte, von wooms nicht steuerbare Kostensteigerungen handelt, begründen sie kein außerordentliches Kündigungsrecht des Kunden. Individuelle Preisvereinbarungen gemäß Ziffer 5.6 sind von dieser Klausel ausgenommen, sofern dort keine abweichende Regelung getroffen wurde.

6.1 Laufzeit

Verträge werden je nach gewähltem Tarif auf unbestimmte Zeit oder mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten geschlossen. Die jeweiligen Konditionen werden bei Vertragsschluss angezeigt.

6.2 Ordentliche Kündigung

Bei Verträgen ohne Mindestlaufzeit kann jede Partei mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen. Bei Verträgen mit Mindestlaufzeit kann zum Ende der Mindestlaufzeit mit einer Frist von 30 Tagen gekündigt werden.

6.3 Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei: nachhaltiger Unterschreitung der vereinbarten Verfügbarkeit über mehr als 30 aufeinanderfolgende Tage, Zahlungsverzug des Kunden von mehr als 14 Tagen nach schriftlicher Mahnung, schwerwiegenden Verstößen gegen diese AGB oder bei Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen einer Partei. Vor einer außerordentlichen Kündigung wegen beheb­barer Verstöße ist der anderen Partei eine angemessene Frist zur Abhilfe von mindestens 7 Tagen zu setzen.

6.4 Folgen der Beendigung

Mit Beendigung des Vertrags erlischt das Nutzungsrecht an der Software. Der Kunde hat 30 Tage ab Vertragsende Zeit, seine Daten über die bereitgestellten Export-Funktionen zu sichern. wooms stellt sicher, dass alle Kundendaten während dieser Frist vollständig zugänglich und exportierbar sind.

Nach Ablauf der 30-Tage-Frist werden alle personenbezogenen und kundenbezogenen Daten unwiderruflich und vollständig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach HGB oder AO) einer sofortigen Löschung entgegenstehen. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Daten werden nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

wooms bestätigt dem Kunden die vollständige Löschung der Daten auf Anfrage schriftlich per E-Mail, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen nach Ablauf der Export-Frist. Die Bestätigung enthält Datum, Umfang und Art der gelöschten Daten. Diese Regelung gilt ergänzend zum abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

7.1 Gewährleistung

wooms gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen entsprechend der Leistungsbeschreibung funktioniert. Geringfügige Abweichungen, die die Gebrauchstauglichkeit nicht wesentlich beeinträchtigen, begründen keine Gewährleistungsansprüche.

7.2 Haftungsbeschränkung

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet wooms nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und nur bis zur Höhe des vorhersehbaren, vertragstypischen Schadens. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn oder Umsatzausfälle haftet wooms bei leichter Fahrlässigkeit nicht.

7.3 Ausnahmen von der Haftungsbeschränkung

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für: Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit; Schäden die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von wooms beruhen; Schäden aus der Verletzung von Datenschutzvorschriften (insbesondere DSGVO); sowie Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz. In diesen Fällen haftet wooms unbeschränkt.

7.4 Datenverlust

wooms haftet für den Verlust von Kundendaten nur insoweit, als dieser nicht durch zumutbare Datensicherungsmaßnahmen des Kunden vermeidbar gewesen wäre. wooms erstellt täglich automatische Backups aller Kundendaten mit einer Aufbewahrungsdauer von mindestens 30 Tagen.

7.5 Höchsthaftung

Vorbehaltlich der Ausnahmen gemäß Ziffer 7.3 ist die Gesamthaftung von wooms pro Schadensfall auf die Höhe der vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem Schadenseintritt gezahlten Vergütung begrenzt, maximal jedoch auf 50.000 EUR.

8.1 Rechte an der Software

Alle Rechte an der wooms Software, einschließlich Urheberrechte, Markenrechte und sonstige Immaterialgüterrechte, verbleiben bei wooms oder den jeweiligen Rechteinhabern.

8.2 Nutzungsrecht

Der Kunde erhält ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Software im Rahmen des Vertrags. Dieses Recht erlischt mit Beendigung des Vertrags.

8.3 Kundendaten

Der Kunde behält alle Rechte an den von ihm in die Software eingegebenen Daten. wooms erhält das Recht, diese Daten zur Erbringung der vereinbarten Leistungen zu nutzen.

8.4 Nutzungseinschränkungen und API-Nutzung

Die Nutzung der wooms API unterliegt den von wooms festgelegten Nutzungsgrenzen (Rate Limits), die dem Kunden in der technischen Dokumentation mitgeteilt werden. Untersagt ist insbesondere die systematische Nutzung der Software oder API zum Zweck des Competitive Benchmarking, d.h. zum Vergleich mit Konkurrenzprodukten mit dem Ziel der Veröffentlichung von Vergleichsergebnissen ohne vorherige schriftliche Zustimmung von wooms. Die Nutzung der API für automatisierte Massenabfragen, die den regulären Betrieb der Plattform beeinträchtigen, ist untersagt. Bei Verstößen ist wooms berechtigt, den API-Zugang des Kunden vorübergehend zu sperren.

9.1 Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den geltenden Datenschutzbestimmungen. Details zur Datenverarbeitung finden sich in der Datenschutzerklärung von wooms.

9.2 Datensicherheit

wooms trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Kundendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch. Dies umfasst insbesondere: Verschlüsselung der Daten in Transit und at Rest, Zugangskontrollen mit Mehrfaktorauthentifizierung für Administratoren, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen sowie tägliche automatische Backups. Bei einem Sicherheitsvorfall, der Kundendaten betrifft, informiert wooms den Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls.

9.3 Auftragsverarbeitung

Soweit wooms personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, wird ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Der AVV ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses und wird dem Kunden bei Vertragsschluss zur Verfügung gestellt.

9.4 Sub-Prozessoren

wooms setzt zur Leistungserbringung Drittanbieter als Sub-Prozessoren ein (insbesondere für Cloud-Infrastruktur und Betrieb). Eine aktuelle Liste der eingesetzten Sub-Prozessoren wird dem Kunden auf Anfrage mitgeteilt. Bei wesentlichen Änderungen der Sub-Prozessoren-Liste wird der Kunde mindestens 30 Tage im Voraus informiert und hat das Recht, den Vertrag außerordentlich zu kündigen, sofern er der Änderung widerspricht.

wooms ist von der Erfüllung ihrer Verpflichtungen befreit, soweit und solange sie durch höhere Gewalt (z.B. Naturkatastrophen, Krieg, Terrorismus, Pandemien, Cyberangriffe, Streiks oder behördliche Anordnungen) daran gehindert wird. wooms informiert den Kunden unverzüglich über den Eintritt und den voraussichtlichen Umfang des Hinderungsgrundes sowie über die zu erwartende Dauer. In solchen Fällen werden die Vertragspartner die Leistungen nach Wegfall des Hinderungsgrundes wieder aufnehmen. Dauert der Hinderungsgrund länger als 60 aufeinanderfolgende Tage an, hat jede Partei das Recht, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

Beide Vertragsparteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen, die sie im Rahmen der Vertragsbeziehung erhalten, streng vertraulich zu behandeln und nur für die Zwecke dieses Vertrags zu verwenden. Als vertraulich gelten insbesondere technische, kommerzielle und organisatorische Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertrags fort.

Von der Vertraulichkeitspflicht ausgenommen sind Informationen, die: (a) öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass dies auf einer Verletzung dieser Pflicht beruht; (b) der empfangenden Partei bereits vor Erhalt bekannt waren; (c) von einem Dritten ohne Vertraulichkeitspflicht übermittelt wurden; oder (d) aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen. Im letzteren Fall informiert die offenlegende Partei die andere soweit rechtlich zulässig im Voraus. Datenschutzbehörden erhalten auf rechtmäßige Anfrage Einsicht ohne dass dies als Verletzung der Vertraulichkeitspflicht gilt.

12.1 Software-Updates

wooms ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und zu verbessern. Updates, die die Funktionalität erweitern oder die Sicherheit erhöhen, werden automatisch eingespielt.

12.2 Änderung der AGB

wooms ist berechtigt, diese AGB in den folgenden Fällen einseitig anzupassen:

• Anpassung an geänderte gesetzliche oder regulatorische Anforderungen (z.B. DSGVO, TDDDG, NIS2)
• Technisch notwendige Änderungen aufgrund von Plattform- oder Infrastrukturanpassungen
• Schließung von Regelungslücken, die bei Vertragsschluss nicht vorhersehbar waren

Wesentliche Änderungen — insbesondere solche, die Preise, Haftung oder den Kernleistungsumfang betreffen — bedürfen der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Kunden und treten erst nach Erteilung dieser Zustimmung in Kraft.

Änderungen nach Satz 1 werden dem Kunden mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Ist der Kunde mit einer Änderung nicht einverstanden, hat er das Recht, den Vertrag außerordentlich zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu kündigen. Die Kündigung muss schriftlich (E-Mail genügt) vor dem Inkrafttreten der Änderung erfolgen. Kündigt der Kunde nicht, gilt dies nicht als Zustimmung zu den geänderten AGB; der Vertrag wird zu den bisherigen Bedingungen fortgeführt, bis eine ausdrückliche Einigung erzielt wird.

13.1 Anwendbares Recht

Für alle Rechtsbeziehungen zwischen wooms und dem Kunden gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

13.2 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Berlin, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

13.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

13.4 Schriftformerfordernis

Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie des zugrundeliegenden Vertrags bedürfen der Textform. Die elektronische Übermittlung per E-Mail genügt dem Schriftformerfordernis dieser AGB, sofern nichts anderes bestimmt ist. Dies gilt auch für die Aufhebung des Formerfordernisses.